Инвентаризация сплошная, выборочная, плановая, внезапная

Замаскированные хищения в основном выявляются правоохранительными органами оперативным путем и службами системы внутреннего контроля компаний, посредством систематического осуществления контрольно-проверочных мероприятий. Одним из них является инвентаризация — проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухучета. Ей могут быть подвергнуты основные средства, материальные запасы, готовая продукция, товары, наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы. Обязательными требованиями к ее проведению являются: внезапность, комиссионность, действительность (реальный пересчет имущества), непрерывность, обязательное участие материально ответственного лица. Она может быть сплошной или выборочной, плановой или внезапной.

Для выявления замаскированных хищений ТМЦ самой эффективной является внезапная инвентаризация, которая назначается при наличии данных о возможных криминальных проявлениях — обмане потребителей, присвоении ТМЦ, изготовлении неучтенной продукции, неучтенных поставках и т.д.

Коммерческая организация обязана проводить инвентаризации перед составлением годового бухгалтерского отчета в IV квартале ежегодно; при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе и преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; при смене материально ответственного лица; при выявлении хищения, злоупотребления, порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара, ЧС, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации, ликвидации юрлица и в других случаях, предусмотренных законом.

При подготовке к инвентаризации следует:

1) получить в бухгалтерии учетные данные о наличии проверяемых ТМЦ;

2) проверить весовое и измерительное оборудование;

3) опечатать все места хранения ТМЦ, находящиеся в подотчете материально ответственного лица;

4) предложить материально ответственному лицу провести по учету все непроведенные приходно-расходные документы (председатель инвентаризационной комиссии должен расписаться в каждом документе, чтобы потом не появились «новые»);

5) получить от материально ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (что все приходные и расходные документы проведены и нет ТМЦ, находящихся в других местах хранения);

6) обеспечить обязательное присутствие каждого члена инвентаризационной комиссии при ее проведении, так как временное отсутствие одного члена комиссии служит основанием признания результатов инвентаризации недействительными.

Результаты инвентаризации вносятся в инвентаризационные описи (сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств) и сличительные ведомости (отражение результатов инвентаризации по расхождениям показателей бухучета и данным инвентаризационных описей), которые затем могут быть признаны доказательствами по уголовному делу.

 Учет складского хозяйства

Также контрольно-проверочным мероприятием является выборочная проверка складского хозяйства — проверка отслеживания движения и остатков некоторых ТМЦ, выбранных в произвольном порядке за определенный период времени. Она проводится для проверки ходовых и востребованных у покупателей ТМЦ, дефицитных и эксклюзивных товаров, ТМЦ, в состав которых входят драгметаллы и камни, либо являющихся таковыми.

Перед ее проведением необходимо получить в бухгалтерии все договоры на поставку и отгрузку ТМЦ, накладные на их перемещение, акты списания, копии приходных и расходных складских ордеров, изучить данные документы. Кроме того, надо получить там же ведомость движения и остатков проверяемых ТМЦ за конкретный период, заверенную подписью главного бухгалтера, и сверить каждую приходную и расходную операции с первичными бухгалтерскими документами на предмет совпадения даты, количества, вида, цены за каждую единицу. Затем прибыть на склад, получить оригиналы всех имеющихся документов на проверяемые ТМЦ (приходные, расходные ордера и карточки складского учета).

Далее следует сверить данные копий складских ордеров, полученных в бухгалтерии, с данными оригиналов, полученных у заведующего складом, данные складских ордеров с записями карточек складского учета и пересчитать остатки ТМЦ, указанных в карточках складского учета. При расхождениях нужно письменно опросить материально ответственных лиц.

Тематическая проверка складского хозяйства (тоже контрольно-проверочное мероприятие) — это отслеживание движения ТМЦ, определенных конкретным условием (поступивших от определенного поставщика либо для определенных целей). Проверочные действия аналогичны выборочной проверке.

by